管理人はだれ！？

2019年2月18日「月曜日」更新の日記

Q、小さなマンションの管理組合で役員をしていますが、集会の議事録はどの程度まで正確に作る必要があるのでしょうか。集会を開催したときには一応議事を録音しています。やはり、録音テープを起こして正確に一字一句再現しなければならないのでしょうか。先日の集会は計画修繕の問題などもあり、丸2日がかりで議論が行われました。このような長時間の集会の録音テープを起こすとなると、片手間ではできません。我々役員も全員仕事を持っており、あまり時間をとることができないのです。また、議事録には役員の署名押印が求められていますが、これが欠けた場合には有効な議事録にはならないのでしょうか。A、たしかに議事録を作成することは面倒で、時間もかかります。管理組合の議事録には、開会から閉会までの議題、議案､審議内容､表決方法および表決の結果を記載します。しかし、これは一字一句再現する必要はなく､表決の結果のほかは議事の経過が分かる範囲で要約することは認められます。ただし､議題の内容によっては､正確な記載が要求されるものもあります。たとえば管理規約や使用細則の設定や変更については、一字一句正確に記載することが必要です。これらの規約については文言や表現がわずかに変わっただけで、条文の持つ意味が変わることがありますから当然です。また､議事の中で議案書などの記載を援用した場合には、議事録に援用箇所を記載し、議案書を議事録に添付します。なお､議事録には署名と押印が必要です。これはあくまで証明力の問題です。適法に署名押印がされていない議事録は正規の議事録とはいえませんが､集会の存否や内容について録音テープやメモ等で証明できないわけではありません。しかし､作成権者である理事長の署名押印、他の役員の署名押印は確実にしておいたほうがよいでしょう。なお、署名とは自分で手書きしたもの(自書)で、ゴム印やワープロでは信頼性が高いとはいえません。